Kebijakan Pengembalian Dana

1. Ketentuan Umum

PT Aitron Digital Inovasi (selanjutnya disebut Penyedia) berkomitmen menangani setiap permohonan pengembalian dana secara wajar, terbuka, dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.

1. Pengembalian dana hanya dapat diajukan oleh pihak yang melakukan pembayaran, yaitu Sekolah, yayasan, atau wali murid, sesuai jenis transaksinya.
2. Setiap permohonan ditinjau berdasarkan bukti transaksi yang sah dan catatan pada sistem Penyedia.
3. Penyedia berhak menolak permohonan yang tidak memenuhi ketentuan dalam kebijakan ini, dengan menyampaikan alasan penolakan secara tertulis.

2. Jenis Transaksi yang Diatur

Kebijakan ini berlaku untuk empat jenis transaksi berikut, yang masing-masing memiliki ketentuan berbeda:

• Biaya berlangganan perangkat lunak SIGMA yang dibayarkan Sekolah kepada Penyedia.
• Pembelian perangkat keras, seperti kartu siswa RFID, mesin absensi, dan perangkat kasir e-kantin.
• Pembayaran tagihan sekolah oleh wali murid, misalnya SPP melalui virtual account, yang dananya diperuntukkan bagi Sekolah.
• Pengisian saldo tabungan digital, uang saku, dan e-kantin milik siswa.

3. Biaya Berlangganan Perangkat Lunak

1. Masa uji coba. Sekolah dapat mencoba layanan melalui demo tanpa biaya sebelum memutuskan berlangganan. Karena itu, keputusan berlangganan dianggap telah diambil setelah Sekolah memahami cakupan layanan.
2. Pembatalan dalam 14 hari pertama. Apabila Sekolah membatalkan berlangganan dalam waktu 14 (empat belas) hari kalender sejak pembayaran pertama dan layanan belum digunakan secara aktif — yaitu belum ada pemindahan data, pembuatan akun pengguna, maupun transaksi tercatat — maka biaya berlangganan dapat dikembalikan setelah dikurangi biaya administrasi dan biaya pihak ketiga yang telah timbul.
3. Setelah layanan aktif. Setelah masa 14 hari terlampaui atau layanan telah digunakan, biaya berlangganan yang telah dibayarkan tidak dapat dikembalikan, mengingat sumber daya pemasangan, pemindahan data, dan pendampingan telah dialokasikan.
4. Kegagalan penyediaan layanan. Apabila Penyedia tidak dapat menyediakan layanan sebagaimana diperjanjikan dan kegagalan tersebut sepenuhnya berada di pihak Penyedia, Sekolah berhak atas pengembalian dana secara proporsional untuk sisa masa berlangganan yang belum digunakan.
5. Penghentian oleh Penyedia karena pelanggaran. Apabila layanan dihentikan akibat pelanggaran ketentuan oleh Sekolah, biaya yang telah dibayarkan tidak dikembalikan.

4. Perangkat Keras

1. Kerusakan atau ketidaksesuaian saat diterima. Perangkat yang diterima dalam keadaan rusak, cacat produksi, atau tidak sesuai pesanan dapat diajukan penggantian dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal terima, disertai foto atau video kondisi barang beserta kemasannya.
2. Penggantian didahulukan. Untuk perkara di atas, Penyedia mengutamakan penggantian barang. Pengembalian dana diberikan apabila barang pengganti tidak tersedia.
3. Barang yang telah dipakai. Perangkat yang telah digunakan, tergores, atau mengalami kerusakan akibat kelalaian pemakaian tidak dapat dikembalikan.
4. Kartu siswa. Kartu RFID merupakan barang cetak khusus atas nama masing-masing siswa sehingga tidak dapat dikembalikan, kecuali terdapat kesalahan cetak yang bersumber dari Penyedia.
5. Ongkos kirim. Biaya pengiriman pengembalian ditanggung Penyedia apabila kesalahan berasal dari Penyedia, dan ditanggung Sekolah apabila pengembalian diajukan atas kehendak Sekolah sendiri.

5. Pembayaran Tagihan Sekolah

1. Permohonan pengembalian atas pembayaran tagihan sekolah — misalnya kelebihan bayar, tagihan ganda, atau tagihan yang seharusnya tidak dibebankan — diajukan wali murid kepada pihak Sekolah.
2. Sekolah menetapkan keputusan pengembalian sesuai kebijakan keuangan sekolah masing-masing.
3. Setelah Sekolah menyetujui, Penyedia membantu proses teknis pengembalian melalui sistem dan mitra pembayaran.
4. Kesalahan pencatatan yang bersumber dari sistem Penyedia akan ditelusuri dan diperbaiki tanpa biaya bagi Sekolah maupun wali murid.

6. Saldo Tabungan Digital dan E-Kantin

1. Saldo tabungan siswa dan saldo uang saku e-kantin merupakan titipan milik siswa atau wali murid, bukan pendapatan Penyedia.
2. Sisa saldo yang belum terpakai dapat ditarik atau dikembalikan melalui Sekolah, mengikuti tata cara pencairan yang berlaku di sekolah tersebut.
3. Penarikan saldo umumnya dilakukan pada saat siswa lulus, pindah sekolah, atau atas permohonan wali murid melalui Sekolah.
4. Transaksi jajan yang telah selesai dan barang telah diterima tidak dapat dibatalkan, kecuali terdapat kesalahan pencatatan pada sistem.

7. Transaksi Gagal, Ganda, atau Terpotong Dua Kali

1. Apabila dana telah terpotong dari rekening pembayar tetapi transaksi tidak tercatat pada sistem, dana akan dikembalikan sepenuhnya tanpa potongan.
2. Apabila terjadi pembayaran ganda atas tagihan yang sama, kelebihan pembayaran dikembalikan atau — atas persetujuan pembayar — dialihkan sebagai pembayaran tagihan periode berikutnya.
3. Laporan atas transaksi gagal atau ganda sebaiknya disampaikan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal transaksi, disertai bukti pembayaran.
4. Penelusuran transaksi dapat memerlukan waktu tambahan apabila melibatkan konfirmasi dari bank atau mitra pembayaran.

8. Keadaan yang Tidak Dapat Dikembalikan

Pengembalian dana tidak berlaku untuk keadaan berikut:

• layanan yang telah digunakan sepanjang periode berlangganan berjalan;
• biaya pemasangan, pemindahan data, pelatihan, dan pendampingan yang telah dilaksanakan;
• kartu siswa yang telah dicetak sesuai data yang diberikan Sekolah;
• perangkat yang rusak karena kelalaian, kesalahan penggunaan, atau keadaan kahar;
• penghentian layanan akibat pelanggaran ketentuan oleh Pengguna;
• ketidakpuasan yang bersumber dari keterbatasan sarana di sisi Sekolah, misalnya perangkat atau jaringan internet yang tidak memadai;
• permohonan yang diajukan setelah melewati jangka waktu yang ditentukan dalam kebijakan ini.

9. Tata Cara Pengajuan Pengembalian Dana

Permohonan diajukan melalui saluran resmi berikut:

1. Kirim permohonan melalui surel ke [email protected] atau WhatsApp 0851-7700-0358.
2. Sertakan keterangan berikut:
   • nama sekolah dan nama pemohon;
   • tanggal dan nominal transaksi;
   • bukti pembayaran atau nomor referensi transaksi;
   • alasan permohonan pengembalian;
   • nomor rekening tujuan beserta nama pemilik rekening.
3. Penyedia mengirimkan konfirmasi penerimaan permohonan paling lambat 2 (dua) hari kerja.
4. Apabila diperlukan, Penyedia dapat meminta dokumen tambahan untuk keperluan verifikasi.

10. Jangka Waktu Proses

1. Verifikasi permohonan diselesaikan dalam waktu 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) hari kerja sejak dokumen lengkap diterima.
2. Pengembalian dana dilaksanakan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah permohonan disetujui.
3. Waktu penerimaan dana di rekening tujuan dapat berbeda-beda bergantung pada kebijakan bank atau mitra pembayaran, umumnya 1 (satu) hingga 7 (tujuh) hari kerja setelah dana dikirimkan.
4. Penyedia memberitahukan perkembangan permohonan melalui saluran yang digunakan pemohon saat mengajukan.

11. Metode Pengembalian

1. Pengembalian dana dilakukan melalui transfer bank ke rekening atas nama pemohon atau ke rekening asal pembayaran.
2. Pengembalian tidak dilakukan dalam bentuk tunai.
3. Biaya transfer antarbank, apabila ada, dapat dibebankan pada nominal pengembalian dan diberitahukan sebelumnya kepada pemohon.
4. Atas kesepakatan kedua belah pihak, pengembalian dapat digantikan dengan pengurangan tagihan pada periode berikutnya.

12. Pembatalan Layanan

1. Sekolah dapat mengajukan pembatalan berlangganan dengan pemberitahuan tertulis sekurang-kurangnya 30 (tiga puluh) hari sebelum periode berikutnya dimulai.
2. Layanan tetap berjalan sampai berakhirnya periode yang telah dibayarkan.
3. Setelah layanan berakhir, Sekolah diberi tenggang waktu 30 (tiga puluh) hari untuk mengunduh salinan data sebagaimana diatur dalam Syarat dan Ketentuan.

13. Penyelesaian Sengketa

Apabila pemohon tidak menyetujui keputusan atas permohonan pengembalian dana, keberatan dapat disampaikan melalui saluran resmi Penyedia untuk ditinjau ulang.

Setiap perselisihan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah untuk mufakat. Apabila tidak tercapai kesepakatan, para pihak sepakat menyelesaikannya melalui Pengadilan Negeri Tuban sesuai hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.

14. Perubahan Kebijakan

Penyedia dapat memperbarui kebijakan ini sewaktu-waktu. Perubahan yang bersifat mendasar diberitahukan melalui aplikasi, surel, atau saluran resmi lainnya. Kebijakan yang berlaku atas suatu transaksi adalah kebijakan yang tercantum pada saat transaksi dilakukan.

15. Kontak

Permohonan dan pertanyaan mengenai kebijakan ini dapat disampaikan kepada:

PT Aitron Digital Inovasi
Jl. Lidan, Kec. Kembangbilo, Tuban, Jawa Timur, Indonesia
Telepon dan WhatsApp: 0851-7700-0358
Surel: [email protected]
Situs: literasigma.com
Jam layanan: Senin – Sabtu, pukul 08.00 – 16.00 WIB